Skanowanie i digitalizacja dokumentów to sposób na zwiększenie bezpieczeństwa informacji. Jeśli dokument papierowy się zagubi lub ulegnie zniszczeniu, zawsze będzie możliwość odwołania się do jego cyfrowej wersji. Ale taki proces to nie tylko korzyści wynikające z zabezpieczenia danych.
Ułatwiony proces porządkowania dokumentów
Dobra, rzetelna archiwizacja akt jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Aby stworzyć takie archiwum, należy wcześniej dobrze przemyśleć i zaplanować cały proces. Jedną z najważniejszych spraw jest ustalenie kryteriów, na podstawie których porządkowana będzie dokumentacja. Precyzyjne przeprowadzenie procesu znacznie ułatwia późniejsze znalezienie akt. Nawet dopracowane archiwum nie jest jednak w stanie zagwarantować tego, co gwarantuje archiwum stworzone ze zdigitalizowanych dokumentów.
W przypadku tradycyjnej archiwizacji możemy wyszukiwać dokumenty według danego kryterium. Skanowanie dokumentów i późniejsza archiwizacja tych treści pozwala na więcej – zyskujemy możliwość dowolnego porządkowania danych. Wystarczy kilka kliknięć, aby wybrać interesujące nas kryterium, a następnie otrzymać wynik w postaci posegregowanych akt. Samodzielnie wybieramy więc filtry i na czas naszym poszukiwań, akta porządkowane są według chronologii, alfabetycznie lub na podstawie innego, wybranego przez nas kryterium.
Jakie inne zalety wiążą się ze skanowaniem dokumentów i ich digitalizacją?
- Oszczędność przestrzeni
Skanowanie dokumentów i ich digitalizacja pozwala zaoszczędzić miejsce, co jest ważne zwłaszcza w przypadku firm, niedysponujących pokaźnymi pomieszczeniami przeznaczonymi pod archiwum. Nawet większe firmy niekoniecznie chcą wynajmować dodatkowe przestrzenie i płacić za ich utrzymanie, po to, żeby przechowywać papierowe wersje dokumentów.
- Ułatwiona praca
Oprócz wcześniej wspomnianej możliwości filtrowania według samodzielnie określonych kryteriów, skanowanie dokumentów i ich digitalizacja daje możliwość jednoczesnej pracy nad wybranymi aktami. W efekcie usprawnia to procesy. Kilku pracowników może mieć dostęp do tego samego dokumentu w tym samym czasie; każdy z nich sprawniej wykonuje więc swoje obowiązki i nie musi czekać na dostęp do interesujących go akt.
- Możliwość pracy zdalnej
Dzięki skanowaniu dokumentów i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej formie, firma może z sukcesem współpracować z osobami, których fizycznie nie ma w biurze.
- Inne oszczędności
Przechowywanie dokumentów w elektronicznej formie nie tylko pozwala na oszczędności związane z czynszem (redukcja zajmowanej przestrzeni) i czasem (sprawniejsze wyszukiwanie dokumentów i bardziej wydajna praca). Warto wspomnieć również o niższych kosztach obiegu akt. W tradycyjnym obiegu niezbędne jest bowiem kupno segregatorów, teczek i innych materiałów biurowych. Do tego dochodzą jeszcze wydatki związane z wydrukami (papier, tusz).
Jak w pełni skorzystać z zalet skanowania danych i digitalizacji?
Wiele firm bardzo chciałoby korzystać z zalet takiego procesu, ale jednocześnie zdaje sobie sprawę z tego, że są to czasochłonne działania. Skanowanie dokumentów niestety nie wystarczy, aby móc w pełni korzystać z zasobów przedsiębiorstwa. Konieczne jest właściwe zarchiwizowanie tych informacji.
Samodzielne przeprowadzenie procesu może wiązać się z dużymi wydatkami. Pracownik oddelegowany do tego zadania nie będzie w stanie wykonywać swoich regularnych obowiązków przez dłuższy czas. Warto wspomnieć również o tym, że profesjonalne uporządkowanie zeskanowanych dokumentów, odpowiednie ich opisanie, oznaczenie, wprowadzenie ich do systemu wymaga wiedzy i doświadczenia. Z tego powodu przedsiębiorstwa decydują się skorzystać z pomocy zewnętrznych, wykwalifikowanych usługodawców.
Profesjonalne firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska, oprócz skanowania dokumentów, zapewniają profesjonalną archiwizację. Warto rozważyć jeszcze jeden typ usługi, polegający na bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji – dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznego wariantu zapisu danych.
