Księga przychodów i rozchodów jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia księgowości wśród małych podatników, rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo. Pozwala ona na wyliczenie zobowiązania podatkowego. Robi się to na podstawie wszystkich przychodów i kosztów związanych z działalnością, w okresie jej prowadzenia. Warto pamiętać, że księga przychodów i rozchodów, powinna zostać założona w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej lub 1 stycznia roku podatkowego.
Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów
Zanim przejdziemy do tego, jak długo należy przechowywać dokumentację, poświęćmy chwilę warunkom, na jakich powinno się ono odbywać. Księga przychodów i rozchodów powinna znajdować się w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli przedsiębiorstwo składa się z wielu zakładów, to w każdym z nich musi być księga. Ewentualnie może zastąpić je ewidencja sprzedaży, ale wtedy jedna, wspólna księga przychodów i rozchodów musi znajdować się w siedzibie firmy.
Przedsiębiorstwa, które korzystają z usług zewnętrznych biur rachunkowych (tzw. outsourcingu księgowego), mogą przechowywać swoje księgi w ich lokalach. Fakt ten musi zostać przekazany do naczelnika urzędu skarbowego, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. W zgłoszeniu należy podać dokładny adres, pod jakim można znaleźć dokumentację księgową firmy.
Jak długo należy przechowywać księgi przychodów i rozchodów?
Odpowiedź na to pytanie można znaleźć art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Według niego, księgi muszą być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sprawę precyzuje art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Mówi on wyraźnie, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Brzmi skomplikowanie? Być może, ale wcale takie nie jest.
Sprawdźmy to na przykładzie:
Podatnik złożył zeznanie podatkowe za rok 2018, w kwietniu 2019 roku. Pięć lat do zakończenia roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku, mija w 2024 roku. Oznacza to, że księgi przychodów i rozchodów z 2018 roku, należy przechowywać aż do 31 grudnia 2024.
To proste, prawda?
Dla tych, którzy potrzebują ściągi:
-
Księgi z roku 2012, należy przechowywać do końca 2018.
-
Księgi z roku 2013, należy przechowywać do końca 2019.
-
Księgi z roku 2014, należy przechowywać do końca 2020.
-
Księgi z roku 2015, należy przechowywać do końca 2021.
-
Księgi z roku 2016, należy przechowywać do końca 2022.
-
Księgi z roku 2017, należy przechowywać do końca 2023.
Oznacza to, że porządkując dokumenty swojej firmy, można już zniszczyć księgi przychodów i rozchodów z roku 2012 i starsze. Usunięcie ich nie grozi żadnymi konsekwencjami, a ewentualne kontrole skarbowe nie mają prawa sięgać tak daleko wstecz.
Ewentualne kary
Nieprawidłowe przechowywanie ksiąg może zostać ukarane grzywną. Wysokość odpowiedzialności karnoskarbowej jest zależna od przewinienia. Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje karą grzywny do 720 stawek dziennych.
Profesjonalne biuro rachunkowe
Jeżeli nie chcemy zajmować się kruczkami prawnymi i zastanawiać się, co znaczą poszczególne paragrafy, to lepiej jest zdecydować się na korzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Z całą pewnością, księgi przychodów i rozchodów będą znajdowały się w nim aż do końca trwania obowiązku ich przechowywania.
Artykuł powstał przy współpracy z biurem rachunkowym Sygnum.pl. Po więcej informacji zapraszamy na stronę: Księgi przychodów i rozchodów Warszawa Praga
