System ocen pracowniczych jest cyklicznym procesem (najczęściej przeprowadzanym raz lub dwa razy do roku), w ramach, którego manager udziela dokładnego feedbacku pracownikowi na temat jego postawy, osiągnięć oraz dokładności w realizowaniu codziennych zadań. Ewaluacji poddawana jest również wiedza oraz umiejętności zatrudnionej osoby.
Co wziąć pod uwagę podczas oceny pracowników?
Przeprowadzając jakąkolwiek ocenę, musimy mieć przyjęte kryteria, do których będziemy się odwoływać. Zapewnia to obiektywną oraz sprawiedliwą dla wszystkich ewaluację. Nie inaczej sprawa wygląda w przypadku feedbacku dla pracownika. Musimy wziąć pod uwagę kilka wskaźników. Pierwszym z nich są przesłanki kwalifikacyjne – czyli umiejętności i wiedza konieczne do funkcjonowania na danym stanowisku. Następnie mamy efektywność – tzn. w jaki sposób zatrudniony wykonuje zadania i jakie są tego efekty. Nie zapominajmy również o znaczeniu postawy i zachowania człowieka w miejscu pracy. To również powinniśmy poddać ocenie. Jaki będziemy mieć pożytek, jeśli zatrudniona osoba będzie miała rewelacyjne wyniki, jednak przy tym będzie cały czas obrażać innych (co negatywnie odbije się na zespole)? Niewątpliwie wpływ na to ma również charakter pracownika. Mówimy więc tutaj o konieczności wzięcia pod uwagę również kryterium behawioralnego i osobowościowego.
Jak podkreśla Agata Broś – Senior Project Manager and Development Coordinator w firmie doradztwa personalnego Advisory Group TEST Human Resources: Kryteria, które wybierzemy, powinny być dopasowane do naszej organizacji oraz specyfiki miejsca pracy. Zawsze jednak powinny się koncentrować wokół umiejętności, kompetencji i postawy pracownika (w stosunku do firmy i innych ludzi) oraz jego wyników.
W jakim celu prowadzimy feedback?
Wszystko to brzmi strasznie? Pamiętajmy, że to tylko teoria – w rzeczywistości do wyboru podczas procesu oceny pracowników, mamy szereg nowoczesnych technik, które sprawiają, że jest on pozytywnie odbierany przez wszystkich zainteresowanych. Nim zabierzemy się do jego przeprowadzenia, niezwykle istotne jest, by zrozumieć oraz wyznaczyć sobie, jakie cele ma spełniać. Oczywiście pierwszym z nich powinno być sprawdzenie oraz podniesienie jakości pracy zatrudnionej osoby. Ponadto konstruktywny feedback spełnia także funkcję rozwojową. Szczegółowa informacja zwrotna pomaga zdiagnozować, w czym nasi ludzie są dobrzy, a w czym muszą się jeszcze poprawić. Wiadomości te są kluczem do zaplanowania dalszego rozwoju pracownika. Ocena to również dobry czas, by dowiedzieć się od zatrudnionych, co myślą o naszej firmie i o procesach w niej panujących.
Proces ewaluacji może mieć również funkcję decyzyjną np. w zakresie przyznawania awansów czy nagród. Może również stanowić bazę do podejmowania decyzji o degradacji czy nawet zwolnieniu osoby zatrudnionej. Polecamy jednak zastanowić się wówczas, czy pracownik nie sprawdziłby się lepiej w innym dziale organizacji.
Dobrze przeprowadzony system ocen pracowniczych ma motywujący wpływ na zespół. Ludzie otrzymują szczegółowe informacje o swoich mocnych i słabych stronach, a także sugestie w kwestii dalszego rozwoju.
Jeśli mielibyśmy podsumować, to ocena pracowników ma 3 podstawowe cele. Rozwojową – czyli wspólne ustalenie z członkiem zespołu, w jaką stronę warto się rozwijać. Kolejnym jest stabilizacja – czyli podtrzymanie w nich właściwego zachowania. Oczywiście ocena ma również za zadanie zaplanowanie i wprowadzenie w życie poprawy tego, z czego nie jesteśmy zadowoleni. Zatem posiada również funkcję korekcyjną.
Metody ocen pracowniczych
Wybraliśmy już kryteria, jakimi będziemy się kierować. Wiemy też już, jaki jest cel tego procesu i co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Mamy więc niezbędne podstawy potrzebne do przeprowadzenia oceny pracowników. Teraz przyszła więc pora na wybór odpowiedniej metody. Na rynku dostępnych jest wiele możliwości – wybór odpowiedniej powinien być podyktowany naszymi potrzebami oraz specyfiką firmy. Najczęściej system ocen pracowniczych jest procesem, który łączy w sobie kilka metod cząstkowych. Jakich? Może to być samoocena. Pracownik wówczas wypełnia np. formularz, gdzie sam ocenia swoją pracę. Kolejną metodą może być tzw. swobodny opis. Dostarczyć go może manager. W opisie tym zawarty będzie luźny feedback dla zatrudnionej osoby na temat osobowości i radzenia sobie w codziennych zadaniach na stanowisku pracy. Lider może też pokusić się o wykorzystanie techniki wydarzeń krytycznych. Polega ona na prowadzeniu na bieżąco zapisów odnoszących się do szczególnych sukcesów czy niepowodzeń pracownika. Wiele organizacji decyduje się wykorzystać także arkusz oceny, w którym to na podstawie takich samych kryteriów ewaluuje się zatrudnionych. Ciekawą opcją jest też zarządzanie poprzez cele – wówczas to człowiek ma określone cele, które musi zrealizować i na tej podstawie, przyznawana jest ocena.
Czy istnieje jednak metoda, która daje nam 100% obiektywność? Niestety zawsze musimy się liczyć z chociażby podświadomą stronniczością – możemy jednak dążyć do pozbycia się subiektywności poprzez wykorzystanie odpowiednich technik oceny pracowników. Jedną z nich może być ocena 360 stopni. Ma ona za zadanie zdobycie opinii na temat człowieka ze wszystkich możliwych źródeł. Najczęściej zbierany jest feedback od managera, współpracowników, a także klientów, podwładnych oraz od samego zainteresowanego. Umożliwia to uzyskanie opinii od wszystkich stron mających kontakt z danym człowiekiem. Dzięki temu mamy większe szanse, na uzyskanie wyniku, który jak najbardziej pokrywa się z rzeczywistością. Widzimy też dokładnie, w których obszarach oceniany dobrze sobie radzi, a w których musimy popracować nad rozwojem pracownika. Do przeprowadzenia oceny 360 stopni wykorzystać możemy formularze lub bezpośrednie rozmowy z ludźmi. Jest to pracochłonny proces, jednak efekty są tego warte.
Ocena podstawą do rozwoju
System ocen pracowniczych może przerażać – zarówno ocenianego, jak i oceniającego. Zadaniem firmy oraz managera jest takie zaprojektowanie procesu, by ten był sprawiedliwy i jak najbardziej obiektywny. Podstawą do tego są dobrze skonstruowane kryteria. Również wybór metody dopasowanej do naszych potrzeb, jest istotny. My polecamy ocenę 360 stopni, która pozwala na dużą elastyczność. Przeprowadzając feedback, nie zapominajmy o celach, jakie nam przyświecają.
